Las facturas de proveedores llegan por email, en papel, en una foto por WhatsApp. Alguien las abre, teclea los importes, las guarda y las envía a la gestoría. Es un trabajo que no aporta nada al negocio y en el que un número mal copiado se arrastra durante semanas.
Es también uno de los procesos más sencillos de automatizar. Este es el recorrido completo, en el orden en que conviene montarlo.
1. Una sola puerta de entrada
Antes de automatizar nada, haz que todas las facturas lleguen al mismo sitio: una dirección de correo solo para facturas. Pide a tus proveedores que envíen ahí, y reenvía a esa dirección las fotos o los escaneos de lo que llegue en papel. Sin este paso, cualquier automatización tendrá que perseguir documentos.
2. Lectura de los datos
Cada documento que entra se lee de forma automática y se extraen los datos que importan: proveedor y NIF, número y fecha de factura, base imponible, tipo de IVA, cuota y total. Los modelos de lenguaje actuales entienden formatos distintos sin plantillas por proveedor: una factura nueva no obliga a configurar nada.
3. Comprobaciones antes de registrar
Leer no basta. Antes de dar un dato por bueno, el sistema comprueba:
- Que la base más el IVA dan el total.
- Que el NIF corresponde a un proveedor que ya conoces.
- Que el número de factura no está ya registrado.
- Que el importe coincide con el albarán o el pedido, si lo hay.
Lo que pasa todas las comprobaciones sigue adelante solo. Lo que no, se aparta para que lo revise una persona.
4. Registro en tu sistema
Los datos validados se guardan en tu base de datos junto al documento original. Desde ese momento puedes buscar cualquier factura por proveedor, fecha o importe, y ver cuánto llevas gastado con cada uno sin abrir una sola carpeta.
5. Las excepciones, a una persona
Ningún sistema acierta siempre, y no hace falta. El objetivo es que tu equipo deje de teclear todas las facturas para revisar solo las dudosas. Esas llegan con el motivo indicado: «el total no cuadra», «proveedor nuevo», «posible duplicada».
6. Envío a la gestoría
Con la periodicidad que acordéis, la gestoría recibe las facturas ya ordenadas y con los datos en el formato que usa. Se acaban los correos de fin de trimestre buscando el documento que falta.
Lo que cambia
El trabajo pasa de teclear a revisar. Y al tener los datos ordenados desde el primer día, estás preparado para la factura electrónica entre empresas, que la normativa española va a ir haciendo obligatoria de forma progresiva.
Si quieres saber cuántas horas se van hoy en esta tarea, prueba la calculadora. Y si prefieres verlo sobre tus propias facturas, lo revisamos en el diagnóstico gratuito.