El retorno de la inversión, o ROI, responde a una pregunta sencilla: por cada euro que pongo, ¿cuánto vuelve? La fórmula no tiene misterio. Lo difícil es meterle cifras honradas, y esas cifras no están en ningún informe de mercado: están en tu negocio.
Este es el método que usa nuestra calculadora, paso a paso, con el mismo ejemplo que trae de serie: tres personas que dedican seis horas a la semana a tareas repetidas.
1. Cuenta las horas que se van
Multiplica las personas que hacen tareas repetidas por las horas que les dedican a la semana y por 46, que son las semanas laborables de un año una vez descontadas vacaciones y festivos.
En el ejemplo: 3 personas × 6 horas × 46 semanas = 828 horas al año. Si dudas con las horas, apunta por lo bajo. Es mejor llevarse una sorpresa buena que una mala.
2. Ponle precio a cada hora
No es el sueldo neto. Es lo que esa hora le cuesta a la empresa: sueldo más seguridad social, repartido entre las horas trabajadas.
En el ejemplo, a 18 € la hora: 828 × 18 = 14.904 € al año en trabajo que se repite.
3. Decide qué parte se puede automatizar
Nunca es el cien por cien. Siempre queda una parte que necesita criterio: el cliente que pide algo raro, la factura que no cuadra. La calculadora parte de la mitad, y en un diagnóstico esa cifra se ajusta mirando el proceso real.
En el ejemplo, automatizando el 50 %: 414 horas recuperadas, que equivalen a 7.452 € al año.
4. Suma las cuotas, pero aparte
Apunta lo que pagas cada mes en programas y suscripciones. En el ejemplo, 300 € al mes son 3.600 € al año. No lo sumes todavía al ahorro: depende de cuántas de esas cuotas dejen de hacer falta con un sistema propio, y eso solo se sabe mirando qué hace cada programa.
5. Haz la cuenta del retorno
Con esas cifras ya puedes responder a las dos preguntas que importan:
- ¿En cuánto tiempo se paga? Divide lo que cuesta el sistema entre lo que recuperas cada mes.
- ¿Cuánto vuelve cada año? Resta al ahorro anual lo que cueste mantenerlo y divide el resultado entre la inversión.
Un ejemplo de cómo se hace, no una promesa: el proyecto más grande que hemos entregado costó 4.600 €. Un sistema de ese precio que recuperase los 7.452 € al año del ejemplo se pagaría en algo más de siete meses, porque 7.452 € al año son 621 € al mes. A partir de ahí, lo recuperado es retorno.
Tres errores que inflan el retorno
- Contar todas las horas. Lo que se automatiza es una parte. Si tu cuenta sale demasiado bien, revisa este porcentaje el primero.
- Dar por ahorrado lo que no vas a dejar de pagar. Una hora recuperada solo vale si se dedica a otra cosa: atender mejor, vender más o no tener que contratar para crecer. Decide antes a qué se va a dedicar.
- Olvidar lo que cuesta mantenerlo. Un sistema propio necesita un servidor, que en nuestro caso eliges y pagas tú directamente al proveedor, y algún ajuste de vez en cuando. Inclúyelo en la cuenta.
Cuándo no compensa
Si la tarea ocupa pocas horas, si cambia cada mes o si un programa corriente y barato ya la resuelve, lo más probable es que automatizar a medida no te salga a cuenta. Decirlo a tiempo también forma parte del trabajo.
Puedes hacer esta cuenta con tus cifras en la calculadora, sin dejar ningún dato. Y si quieres ajustar el porcentaje automatizable a tu caso real, lo vemos en el diagnóstico gratuito.